Thủ tục thẩm tra APS gồm có

1. thẩm tra các giấy tờ mà sinh viên nộp

2. phỏng vấn sinh viên khoảng 15 phút

Lệ phí cho Thủ tục APS thông thường cho sinh viên sau học đại học là 150 USD.

Lệ phí phải được trả trước tại Vietcombank và hóa đơn trả lệ phí phải được nộp cùng hồ sơ.

Tài khoản: German Embassy, 29 Tran Phu, Hanoi, Số tài khoản: 0011371844717 Vietcombank

Khi trả tiền tại ngân hàng, đề nghị ghi rõ họ tên, ngày sinh của sinh viên và "APS“.

Hồ sơ xin học cho học kỳ mùa hè phải nộp chậm nhất là trong tháng 8 năm trước và của học kỳ mùa đông phải nộp chậm nhất là trong tháng 2. Nếu hồ sơ được gửi qua bưu điện đến APS thì ngày Đại sứ quán nhận được chậm nhất là 31.8. hoặc 28.2

Những hồ sơ phải nộp:

1. 1 đơn điền đầy đủ kèm ảnh hộ chiếu (đề nghị tải xuống từ trang Web của Đại sứ quán Đức). Đề nghị điền đơn cẩn thận bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh bằng chữ in và ghi rõ đầy đủ họ tên.

2. 1 bản chụp chứng thực chứng minh thư nhân dân

3. Một phong bì thư cỡ A4, trên đó ghi rõ tên và địa chỉ của người nhận giấy chứng nhận APS qua đường bưu điện (và số điện thoại di động, nếu có)

4. 02 bản sao chứng thực và số bản dịch chứng thực của các giấy tờ quy định như sau:

bằng tốt nghiệp trung học phổ thông (một -01- bản dịch chứng thực)

bảng điểm các năm đại học (ba – 03- bản dịch chứng thực)- bằng tốt nghiệp đại học (hai - 02 - bản dịch chứng thực)

5. 1 bản sao chứng thực các chứng chỉ ngoại ngữ tiếng Anh và/hoặc tiếng Đức hoặc một bản ghi rõ thời gian tự học ngoại ngữ

6. Hóa đơn ngân hàng về việc trả lệ phí

Có thể đích thân nộp hồ sơ tại phòng lễ tân Đại sứ quán Đức tại Hà Nội hoặc gửi qua bưu điện theo địa chỉ sau:

Đại Sứ quán Đức tại Việt Nam, APS, 29 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội

Thời gian APS giải đáp thắc mắc qua điện thoại: sau 14h00, từ thứ hai đến thứ năm hàng tuần.

Lịch hẹn phỏng vấn được thông báo qua email. Nếu Quý vị không đến được theo thời gian đã hẹn, xin sớm cho biết rõ lí do. Quý vị sẽ nhận được một lịch hẹn khác.

Các cuộc phỏng vấn được tiến hành mỗi năm hai kỳ vào tháng 5 và tháng 11 ở Hà Nội và ở Thành phố Hồ Chí Minh.Đề nghị Quý vị có mặt đúng giờ hẹn phỏng vấn và mang theo hộ chiếu hoặc
chứng minh thư nhân dân. Nếu vắng mặt sẽ được đánh giá là "không đạt".

Cuộc phỏng vấn sẽ được thực hiện bằng tiếng Đức hoặc tiếng Anh theo lựa chọn, bao gồm phần chuẩn bị mà trong đó Quý vị phải giải một bài phù hợp với những môn được nêu trong bảng điểm đại học của Quý vị, và phần phỏng vấn khoảng 15 phút. Được phép sử dụng từ điển, máy tính nhỏ đơn giản, thước kẻ và bút.

Không được phép sử dụng các phương tiện hỗ trợ khác như từ điển điện tử...

Sau khi thẩm tra APS đạt kết quả tốt, Quý vị sẽ nhận được 10 chứng chỉ bản gốc. Nếu cần thêm chứng chỉ để Quý vị sử dụng nộp hồ sơ xin vào các trường, Quý vị có thể liên hệ với APS xin cấp
thêm.

Nếu không đạt, cuộc phỏng vấn có thể được thực hiện lại sau đó 6 tháng. Đề nghị Quý vị vẫn nộp đơn như lần đầu, ghi rõ "phỏng vấn lần thứ hai" và trả lệ phí cho cuộc phỏng vấn lại là 150 USD
vào tài khoản nêu trên. Chỉ nộp lại 01 bản dịch chứng thực các bảng điểm và chứng chỉ ngoại ngữ mới (nếu có).

Mỗi người được phép xin phỏng vấn lại 2 lần.